輔導機制運作要點

輔導機制運作要點(2013/04/18)

1.要點根據

本要點係根據「臺灣個人資料保護與管理制度維運規章」(以下稱「維運規章」)7.輔導機制之規定所訂定。

2.目的

為維護「臺灣個人資料保護與管理制度」(以下稱TPIPAS)的公平性、公正性及輔導企業導入TPIPAS 之正確性,特訂定本要點以資遵循。

3.用詞定義

除另有訂定外,本要點之用詞均依維運規章及臺灣個人資料保護與管理規範用詞定義為準。

4.輔導機構資格要件暨申請程序

4.1 資格要件
4.1.1 依法在中華民國境內辦理登記之法人或非法人團體,符合下列條件者,得申請擔任輔導機構:
(1)具備健全財務基礎,足以證明其資產淨值不為負值。
(2)機構或其執行輔導業務之人員具備3年以上管理系統輔導或驗證實務經驗,足以證明具有導入管理系統相關經驗及能力者。
(3)執行輔導業務之人員應取得TPIPAS 個人資料內評師或驗證師之資格。
4.1.2 法人或非法人團體該當於下列任一情形者,不得申請擔任輔導機構:
4.1.2.1 同時經營驗證業務,有下列情形之一:
(1)現為TPIPAS 之驗證機構。
(2)與其他現為TPIPAS 之驗證機構互為控制從屬公司或該機構、上述互為控制從屬公司所控制之任何其他公司及其所合計擁有的股本權益足以讓其 於股東會上行使或控制行使30%以上的投票權,或足以使其控制董事會。
(3)與其他現為TPIPAS 之驗證機構之執行業務股東或董事,有半數以上相同或其數目足以控制該機構。
4.1.2.2 申請之日前3 個月內,申請擔任輔導機構被駁回。
4.1.2.3 申請之日前2 年內,曾受撤銷輔導機構資格。
4.1.2.4 申請機構因違反個人資料保護法(以下稱「個資法」)規定,或其他法令中有關個人資料保護之規定,而受刑之宣告或行政罰確定,於其刑執行期滿或免刑宣告之日及受裁罰確定起未滿5年。
4.1.2.5 申請機構之負責人、代表人、經理人或執行業務董事中有該當於下列任一情形:
(1)曾受個資法規定之主管機關行政罰,由受裁罰確定之日起未滿3年。
(2)因違反個資法規定,或其他法令中有關個人資料保護之規定,受刑之宣告確定,於其刑執行期滿、赦免或受免刑宣告之日起未滿5年。
(3)曾受詐欺、背信、侵占罪經有期徒刑1年以上刑之宣告確定,於其刑執行期滿、赦免或受免刑宣告之日起未滿5年。
(4)曾犯組織犯罪防制條例規定之罪,經有罪判決確定。

4.2 申請程序
4.2.1 申請文件申請機構應準備下列文件辦理申請:
(1)申請書 。
(2)公司登記證明書、法人登記簿謄本或其他由公務機關所出具證明申請機構實際存在之文件。
(3)章程或其他證明營業事項範圍之文件。
(4)負責人、代表人、經理人或執行業務董事之名冊。
(5)最近2年營利事業所得稅結算申報書及財務報表。
(6)最近3年機構或人員具備實際輔導或驗證管理制度相關經歷之證明。
(7)擔任執行輔導業務人員之資格證書影本。
(8)其他經制度維運機構所指示的文件。
4.2.2 申請費用
4.2.2.1 申請機構於申請時,應繳納申請費用。
4.2.2.2 制度維運機構於申請機構繳納費用後,方進行審查;自申請之日起逾30日仍未繳納時,視為申請機構撤回申請。
4.2.2.3 制度維運機構除有不可抗力事由外,其收受之申請文件與費用不予退還。

4.3 保密義務

制度維運機構對申請機構所提出之書面資料,應負保密義務。

5. 審查

5.1 制度維運機構於申請機構繳齊申請文件與費用後,將進行4.1.1 之資格要件之書面審查。
5.2 制度維運機構於必要時,得至申請機構之主事務所或主營業所所在地就書面審查有疑義之處進行實地審查,並得收取費用。
5.3 制度維運機構將於繳齊申請文件與費用之翌日起,30日內以書面通知申請機構資格審查之結果,並對未通過資格審查者敘明理由。

6. 駁回申請

申請機構有下列任一之情形時,制度維運機構應駁回申請:
(1)不符4.1 之資格要求。
(2)申請文件及申請書記載事項有與事實不合、虛偽造假。
(3)受破產宣告、公司重整裁定確定、解散或設立許可經主管機關撤銷或廢止。
(4)其他因可歸責申請機構之事由,致難以繼續審查。

7. 登錄程序

7.1 申請機構於接獲審查合格通知後,應於30日內繳納證書費與登錄相關費用。逾期未繳納者,視為撤回申請,其已繳交之申請文件與費用不予退還。
7.2 制度維運機構於收齊證書費與登錄相關費用後,將發給輔導機構登錄證書,並公告下列資訊於TPIPAS 官方網站:
(1)輔導機構名稱及代表人姓名。
(2)輔導機構主事務所或主營業所地址及聯絡方法。
(3)接受申訴及諮詢窗口之資訊。
7.3 輔導機構證書之有效期間為2年。

8. 變更通知

輔導機構於下列事項有變更時,應通知制度維運機構。
(1)輔導機構名稱及代表人姓名。
(2)輔導機構主事務所或主營業所地址及聯絡方法。
(3)接受申訴及諮詢窗口之資訊。

9.更新程序

9.1 輔導機構應於證書有效期間屆滿前向制度維運機構申請更新。於期滿後仍未申請 更新或申請更新未通過者,將移除該輔導機構關於7.2之公告資訊,輔導機 構並應將證書返還制度維運機構。
9.2 輔導機構為更新時,應提出更新申請書及其他經制度維運機構所指示的文件,並繳納申請費用。
9.3 制度維運機構應依5. 與6.之程序進行更新審查。
9.4 輔導機構於接獲更新審查合格通知後,應於30日內繳納更新證書費與更新 登錄相關費用。逾期未繳納者,視為撤回申請,其已繳交之申請文件與費用不 予退還。
9.5 輔導機構於收齊更新證書費與更新登錄相關費用後,制度維運機構將發給更新之 輔導機構證書,並更新登錄之。
9.6 更新後之輔導機構證書有效期間,自更新前之有效期間屆滿之次日重新起算2年。

10. 推薦驗證機構之禁止

輔導機構不得向導入制度事業以明示或暗示之方式推薦特定驗證機構。

11.執行業務資訊外洩之報告

輔導機構於執行輔導業務有關之機密資訊發生外洩,有致侵害個資當事人或申請導入本制度事業者權益之虞者,應立即報告制度維運機構。

12.輔導業務之維護

12.1 為確保輔導業務之妥善執行,制度維運機構於必要時,得為下列事項:
(1)要求輔導機構就執行輔導業務之實際狀況定期提出報告。
(2)實地於該輔導機構主事務所或主營業所所在地進行訪視。
(3)實地於導入事業之主事務所或主營業所訪視該輔導機構所實施之輔導業務。
12.2 制度維運機構根據12.1(2)、(3)規定實施實地訪視時制度維運機構得向輔導機構收取相關費用。

13.改善要求處置

制度維運機構依11.之報告或12.之訪視結果,得要求輔導機構採取改善輔導業務之實施或其他必要之處置。

14.撤銷資格

14.1 輔導機構有下列情形之一,制度維運機構得撤銷其資格:
(1)申請或更新申請文件內容有虛偽造假之情事。
(2)於登錄後有該當於4.1.2 任一之情形。
(3)違反10. 推薦驗證機構之禁止規定。
(4)無正當理由拒絕接受12.之訪視或訪視時為虛偽報告。
(5)經12.1(2)、(3)之實地訪視,無法落實輔導業務執行,並於輔導機構資格有效期間內無法改善。
(6)無正當理由不遵從13.之改善要求。
14.2 制度維運機構根據14.1 撤銷資格前,應給予該輔導機構說明之機會。
4.3 制度維運機構依14.1 撤銷輔導機構資格時,應將受撤銷之輔導機構名稱、違反事項之事實及原因公佈於TPIPAS 官方網站,受撤銷之輔導機構並應將錄證書返還制度維運機構。

15.異議

受下列任一處分者,得向制度維運機構提出異議,制度維運機構並應就異議做出決定, 並為書面通知:
(1)6.之駁回申請。
(2)9.3 之駁回更新申請。
(3)14.1 之撤銷資格。

16.附則

16.1 本要點內所應收取之費用金額,於報經濟部備查後公告實施。有修改時,亦同。
16.2 本要點送經濟部備查後公告實施。有修改時,亦同。

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